Entenda como funciona a integração entre sistemas via EDI – Embarcador x Transportador e a agilidade na emissão dos documentos

O EDI Transportes é a padronização da troca de dados entre dois sistemas na área de transporte e logística. Normalmente, é utilizado o padrão PROCEDA, que consiste em um conjunto de formatos para organização e troca de informações entre sistemas. Esse padrão possibilita que as empresas troquem diferentes informações, como:

NOTFIS – Dados de Notas Fiscais
CONEMB – Conhecimentos Embarcados
OCOREN – Ocorrência na Entrega
DOCCOB – Documento de Cobrança
PREFAT – Pré-Fatura

Explicaremos a seguir de forma simples e direta sobre cada um dos documentos. Vale salientar que nenhum deles pode ser gerado em um único sistema, é necessário que Embarcador e Transportador se conversem e alinhem essa troca de informações.

NOTFIS

A mensagem NOTFIS – Dados de Notas Fiscais é gerada pelas empresas Clientes (Contratantes do frete ou Embarcadoras) e transmitidos às Transportadoras, visando fornecer uma cópia eletrônica das Notas Fiscais por ela emitidas para viabilizar a emissão automatizada dos Conhecimentos de Transporte de Carga e a entrega das mercadorias aos seus Clientes. Também pode ser utilizado por uma Transportadora para enviar dados de notas fiscais a serem entregues por outra Transportadora, para atender ao processo de redespacho. O envio dessa mensagem é fundamental, pois através dela as Transportadoras poderão automatizar e agilizar uma série de procedimentos, bem como, definir qual o veículo mais adequado para efetuar o transporte das mercadorias.

CONEMB

A mensagem CONEMB – Conhecimentos Embarcados é gerada pelas Transportadoras para transmissão às empresas Clientes (Contratantes do frete ou Embarcadoras), visando fornecer uma cópia eletrônica dos Conhecimentos emitidos para viabilizar o transporte das mercadorias da Embarcadora. Também pode ser utilizado por uma Transportadora enviar à outra

Transportadora os dados dos conhecimentos emitidos para atendimento do processo de redespacho.
Os conhecimentos normalmente serão gerados com base no arquivo eletrônico de Notas Fiscais transmitido à Transportadora pela Embarcadora ou por uma outra Transportadora (processo de redespacho).

O envio dessa mensagem é condicional, pois algumas Embarcadoras não exigem o seu envio/transmissão. Em relação ao processo de redespacho o envio ou não deve ser acordado entre as duas Transportadoras envolvidas.

OCOREN

A mensagem OCOREN – Ocorrência na Entrega, é gerada pelas Transportadoras para transmissão às empresas Clientes (Contratantes do frete ou Embarcadoras), visando fornecer um posicionamento (status) a respeito da situação das entregas de mercadorias da Embarcadora aos seus clientes (se a entrega foi efetuada ou se não foi, se houve alguma devolução, etc.). O ideal é que essa informação seja enviada o mais breve possível pela Transportadora à Embarcadora, pois através dela normalmente são iniciados processos que afetam diretamente a Transportadora, tais como, a liberação do pagamento do frete, instruções para a reentrega, retirada ou devolução de mercadorias, avaliação do nível de serviço prestado pela Transportadora, etc. e de outros processos internos da Embarcadora, tais como, início da cobrança do cliente, etc.

DOCCOB

A mensagem DOCCOB – Documento de Cobrança é gerada pelas Transportadoras para transmissão às empresas Clientes (Contratantes do frete ou Embarcadoras), visando fornecer uma cópia eletrônica da Nota Fiscal/Fatura de serviço emitida para a cobrança dos serviços de transporte de carga prestados à Embarcadora.

Essa cobrança deverá seguir os critérios acordados entre as partes em relação ao período de cobrança (semanal, quinzenal, etc.) e em relação ao que cobrar ou não (entregas completas, parciais, etc.).

O envio dessa mensagem é condicional, pois algumas Embarcadoras não exigem o seu envio/transmissão.

PREFAT

A mensagem PREFAT – Pré Fatura consiste em um arquivo gerado pelo sistema da empresa que contratou um serviço de Transporte e transmitido para a Transportadora, depois que já foi recebida a confirmação da ocorrência de entrega da mercadoria.

Ele traz uma lista dos Conhecimentos de Transporte e as Notas Fiscais de Serviço Eletrônica (NFS-es) que estão liberadas para faturamento e pagamento. No arquivo também estão discriminados os valores referentes aos serviços de transporte prestados.

Quando essas informações são alocadas no PREFAT, significa que já ocorreu o transporte das cargas e os documentos podem ser faturados.

Na prática, o embarcador coloca no PREFAT uma lista de documentos fiscais conferidos e que estão liberados para cobrança por parte da transportadora. Ele envia o arquivo à empresa de transporte que, por sua vez, poderá realizar a cobrança pelos serviços prestados.

O embarcador consegue criar o PREFAT a partir dos dados dos arquivos XML dos CT-es ou do CONEMB. Portanto, podemos afirmar que o documento funciona como um espelho das faturas para que a transportadora faça as cobranças.

Devido ao grande volume de layouts disponíveis, solicitamos que envie o layout utilizado pelo seu embarcador para que possamos avalia-lo e informarmos se é possível prosseguirmos com uma implementação imediata ou se haverá necessidade de customização.

A Ophos está preparada para atender transportadores e seus respectivos embarcadores que necessitam fazer esse tipo de integração. A exemplo, temos em nosso portfólio as seguintes empresas: