A competitividade do mundo globalizado exige mudanças e constantes inovações tecnológicas, requisitando grande capacidade de processamento das empresas. Há décadas a tecnologia vem ditando a forma como se realizam transações comerciais. Não faz muito tempo que os computadores, fax, copiadoras, celulares e outros artefatos eletrônicos encontram-se integrados nos ambientes das empresas e são usados como diferencial competitivo para manter ou mesmo aumentar o seu percentual de participação no mercado.
Atualmente, as organizações públicas e privadas enfrentam a tarefa de migrar seus procedimentos burocráticos para o mundo digital, todos os dias grandes volumes de informações digitais são produzidos: textos, bases de dados, planilhas, imagens, gravações sonoras, material gráfico, páginas da Internet, etc. Todo esse cenário deixa claro a forte dependência da informática como uma forma de armazenar os registros das atividades individuais e coletivas.
O setor de Tecnologia da Informação (T.I), é uma ferramenta de suma importância utilizada pelas empresas, mais do que uma forma de trocar dados, está mudando radicalmente a forma tradicional das operações contábeis e fiscais nas organizações, tornando os processos mais eficientes e proporcionando melhores serviços em todos os níveis. Documentos digitais, assinaturas eletrônicas e a infinidade de endereços virtuais dedicados ao comércio são alguns exemplos desses avanços que estão sendo utilizados para disponibilizar informações e serviços e estão mudando a forma de fazer negócio.
Mesmo sendo um tema bastante atual, a questão relativa ao tratamento dos documentos eletrônicos no meio corporativo ainda que, abordada com frequência, gera certa polêmica e receio aos interessados pelo assunto. A emissão de documentos eletrônicos ainda gera mudanças radicais na rotina das empresas. A ideia é que o ambiente de trabalho seja “enxuto”: um computador com acesso à internet, uma impressora de qualquer modelo abastecida com papel A4 comum.
É o Certificado Digital que assegura a validade jurídica do que for assinado via internet e o sistema fará a comunicação online com a Secretaria da Fazenda que então autoriza o documento. O Certificado Digital modelo A1 é gerado e armazenado no computador do próprio emitente, dispensando o uso de cartões ou tokens. Para maior segurança, no momento da emissão do certificado, deve-se optar por protegê-lo com uma senha de acesso.
Em todas as soluções Ophos utiliza-se o Certificado Digital Modelo A1, pois o software pode ser acessado de qualquer dispositivo móvel com acesso à internet, incluindo tablets e smartphones, sendo assim há inúmeros benefícios ao utilizar esse Certificado, sendo o principal deles que ele ficará armazenado em DataCenter da Ophos em total segurança e cada vez que a empresa for emitir um Documento Fiscal, o sistema fará a mensageria com a SEFAZ e a autenticidade da empresa será verificada de modo automático de qualquer um desses dispositivos. Ao compararmos com o Certificado A3, podemos pontuar algumas dificuldades do A3, pois ele precisa ser inserido em uma leitora de cartões ou conectado ao token cada vez que for emitir um Documento. Alguns órgãos emissores de Certificado Digital são: Certsign, Serasa Experian, Correios, Caixa Econômica Federal entre outros.
Do ponto de vista geral do serviço, a integração e compartilhamento de informações tem o objetivo de racionalizar e modernizar a administração tributária brasileira, reduzindo custos e entraves burocráticos, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições, além de fortalecer o controle e a fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias.
Observa-se que a evolução digital tem impactado, sobretudo, a maneira de estar em dia com as obrigatoriedades fiscais. Como toda medida facilitadora, a documentação digital é uma tendência mundial irreversível. Para se ter uma ideia, países da América Latina, como México e Equador, já tem processos de digitalização também. A emissão de documentos fiscais eletrônicos é apenas o início de um modelo que deve se estender a todos os documentos de quaisquer natureza. A Tecnologia da Informação continuará influenciando as empresas, proporcionando inovações nas tramitações contábeis, bem como criando novas alternativas para usuários de informações recolherem e analisarem a informação.
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